Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm: “Định kỳ 06 tháng và hằng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện”. 

Để thực hiện quy định trên, đơn vị sử dụng lao động chỉ cần đăng nhập vào Cổng DVC Quốc gia, lựa chọn thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BH thất nghiệp và báo cáo tình hình thay đổi lao động, qua đó lựa chọn cơ quan Lao động nhận báo cáo (Phòng LĐTB&XH hoặc Sở LĐTB&XH). Định kỳ 6 tháng và hằng năm, Cổng DVC Quốc gia sẽ tự động lấy dữ liệu về lao động của đơn vị từ cơ sở dữ liệu của ngành BHXH gửi đến cơ quan Lao động nhận báo cáo mà đơn vị sử dụng lao động đã lựa chọn. Đồng thời, với DVC này, đơn vị sử dụng lao động cũng có thể lựa chọn để khai báo đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp trên Cổng DVC của BHXH Việt Nam.

BHXH Việt Nam hướng dẫn thực hiện thủ tục liên thông “đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BH thất nghiệp và báo cáo tình hình thay đổi lao động” như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng DVC Quốc gia (dichvucong.gov.vn), đăng nhập bằng tài khoản của đơn vị sử dụng lao động (sử dụng USB ký số):

Bước 2: Tìm thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BH thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Bấm vào nút “Dịch vụ công trực tuyến” tại Trang chủ của Cổng DVC Quốc gia:

- Ở màn hình dưới, chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” rồi bấm Tìm kiếm:

- Màn hình hiển thị danh sách các dịch vụ công do BHXH Việt Nam cung cấp trên Cổng DVC Quốc gia:

- Chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BH thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”

- Bấm vào nút “Nộp trực tuyến” để thực hiện dịch vụ công.

Bước 3: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Sau khi bấm “Nộp trực tuyến” ở bước 2, màn hình sẽ hiển thị giao diện để đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động (Sở LĐTB&XH hoặc Phòng LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện)

- Bấm vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động của đơn vị sử dụng lao động. 

- Trường hợp đơn vị sử dụng lao động có nhu cầu khai báo tình hình sử dụng lao động và đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp có thể bấm vào nút “Tiếp tục” để thực hiện.

Lưu ý: Các đơn vị đăng ký giao dịch điện tử với các nhà I-VAN có thể bấm nút “Thoát”, rồi thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động và đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp trên phần mềm kê khai của I-VAN.

Bước 4: Khai báo tình hình sử dụng lao động và đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp.

- Sau khi bấm vào nút “Tiếp tục” ở bước 3, hệ thống sẽ chuyển hướng sang Cổng DVC của BHXH Việt Nam để đơn vị sử dụng lao động có thể kê khai thông tin về tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp. 

- Sau khi nhập đủ và đúng thông tin, chọn “Kê khai” rồi bấm “Xác nhận” để thực hiện ký số và hoàn thành việc nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH. 

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, thông tin thay đổi về người lao động sẽ được ghi nhận vào cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH.

Như vậy, đơn vị sử dụng lao động chỉ cần đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động, việc gửi báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm sẽ do Cổng DVC Quốc gia tự động lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của ngành BHXH gửi đến cơ quan Lao động, qua đó giúp đơn vị sử dụng lao động tiết kiệm được thời gian, chi phí như trước kia./.